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Neue Anforderungen an Ihr Kassensystem

Änderungen der GDPdU ab 1. Januar 2017

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Daten, die von Ihrer Kasse erstellt worden sind, müssen:

  • jederzeit verfügbar
  • unverzüglich lesbar
  • maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Das erfolgt am besten über einen USB-Stick, eine SD-Karte oder auch eine CD. Die Kasse muss manipulationssicher mitprotokollieren, was getippt und programmiert wird.

Die Papierform wie Kassenstreifen o.ä. ist nicht mehr zugelassen! Diese Informationen müssen bereit gestellt werden:

  • Bewegungsdaten (Finanzberichte, Journaldaten, Einzelverkäufe, Warengruppenberichte etc.)
  • Stammdaten (Artikel, Warengruppen, Systemoptionen, inklusive Preisänderungen, etc.)

Ab wann muss ich diese Daten liefern?

  • Wenn Sie eine PC-Kasse einsetzen, müssen Sie dies schon jetzt tun!
  • Sollte Ihre Kasse umrüstbar sein, sind Sie angehalten, diese Umrüstung durchführen zu lassen.
  • Wenn Ihre Kasse nicht umrüstbar ist, können Sie mit Ihr bis zum 1. Januar 2017 unter gewissen Umständen weiterarbeiten.

Ihr täglicher Bericht muss unbedingt enthalten:

  • Laufende Z-Nummer (Nullstellungszähler)
  • Der Name des Geschäfts
  • Datum / Uhrzeit
  • Alle Stornobuchungen (egal welcher Art, z. B. Sofortstornos, Postenstornos, Nachstornos)
  • Entnahmen aus der Kasse (Einzahlungen, Auszahlungen)
  • Die einzelnen Finanzwege (Bar, EC, Gutschein, etc.)
  • Gesamt-Total-Zähler (GT) und ähnliche Zähler (Gross-Total, etc.)

Sonstige Protokolle:

  • Alle Anweisungen wie man Speicher oder Zähler unterdrückt oder Pro-forma Rechnungen druckt.
  • Allle mit der Kasse erstellten Rechnungen (Es sei denn, man verkauft „Waren von kleinerem Wert an eine unbekannte Gruppe nicht feststellbarer Personen“)
  • Alle (!) Ausdrucker der Kasse, die Summen enthalten, z.B. Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Warengruppenberichte, etc.
  • Programmausdrucke nach jeder Änderung der Programmierung! (z. B. nach dem Hinzufügen von neuen Artikeln, etc. muss der aktuelle Programmstand ausgedruckt werden)

Weiterhin beachten Sie bitte:

  • Führen Sie ein Kassenbuch mit täglichem Anfangs- und Endbestand
  • Zählen Sie die Kasse unbedingt täglich, runden oder schätzen Sie nicht!
  • Excel-Tabellen oder ähnliches sind als Kassenbuch nicht zulässig
  • Führen Sie das Kassenbuch manipulationssicher, z. B. in Form von Kassenberichten

Bei allen weiteren Fragen wenden Sie sich an uns!